A escola é de todos: a construção de Associação de Pais e Mestres – APM

Por onde começar uma Associação de Pais e Mestres? Nesse texto complementar, apresentamos mais algumas informações sobre como criar e quais são as ações que uma APM pode desenvolver na escola. Ele é uma continuidade aprofundada do texto A escola é para todos: construção de espaços democráticos na educação, que recomendamos a leitura prévia caso você não saiba nada ou muito pouco sobre o que é uma APM. 

Quais são as funções e obrigações de uma APM?  

A APM, basicamente, possui como função contribuir para a administração escolar em relação à utilização dos seus recursos e também para o aperfeiçoamento pedagógico, garantindo que os preceitos do PPP sejam efetivados no dia a dia e nas tomadas de decisão. Essa função é exercida em um espaço democrático, que conta com os diferentes e diversos agentes que se relacionam com o funcionamento da escola, como professores, diretores, pais e representantes, alunos e ex-alunos. 

Por sua vez, a APM tem como obrigação seguir as normas estabelecidas em seu estatuto, garantindo participação paritária dos representantes, com eleições bianuais via voto secreto. Deverá garantir também espaços de deliberação, em que pais, alunos, professores e outros funcionários possam contribuir ativamente com a escola, estreitando os vínculos entre si. Anualmente, a APM precisa prestar contas de suas atividades, elaborando e compartilhando um relatório para livre acesso. 

Quais são os custos necessários para a criação de uma APM? 

Como é necessário registrar os documentos de criação da APM (Estatuto e Ata da Assembleia Geral de Fundação) em cartório, há um custo considerável a ser previsto. Os valores de registro variam de cidade para cidade, portanto é difícil antevê-los, o ideal é buscar a informação no cartório mais próximo. De toda forma, esses valores podem variar de R$ 700,00 a R$ 1.000,00. 

Uma dica importante: o cartório cobra por folha a ser registrada, então use fonte pequena (o tamanho mínimo aceito é 11) e margens estreitas para aproveitar o máximo possível de cada página. 

Além disso, esses documentos exigem a assinatura de um advogado e um contador que realize o procedimento inicial de registro que gere o DBE – Documento Básico de Entrada – um documento que só pode ser gerado por contadores e que é o pontapé de tudo junto à Receita Federal. Portanto, é preciso pesquisar e prever os custos desses dois profissionais, o que pode variar de R$ 300,00 a R$ 1.000,00. 

Qual é o passo a passo para criar uma APM? 

 Pesquisa  

O primeiro passo para se criar uma APM é estudar sobre esse tipo de instituição. Não há atualmente no Governo Federal e em Minas Gerais uma legislação que oriente os padrões que uma APM deve seguir. Contudo, o Art.14 da Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB) e a estratégia 19.4 do atual Plano Nacional de Educação (PNE) são pontos importantes que devem ser conhecidos e utilizados como base para justificar a criação de uma APM, dessa forma a sua leitura é fundamental.  

Há também artigos, teses e dissertações que oferecem interessantes reflexões sobre a constituição, o desenvolvimento e a função da APM em uma escola. Diversos desses trabalhos podem ser encontrados no Google Acadêmico, dentre os quais sugerimos alguns deles:  

Artigo “A Associação de Pais, Mestres e Funcionários: Trazendo a Família Para a Escola”, de Jussara Aparecida Liebel: https://www.acervodigital.ufpr.br/handle/1884/68460  

Dissertação “Associação de pais e mestres: atuação em uma escola de ensino médio”, de Helena Machado de Paula Albuquerque: https://tede2.pucsp.br/handle/handle/10374   

 Mobilizar participantes 

Esse aprofundamento sobre a APM será fundamental para a etapa seguinte, a mobilização dos participantes. Será necessário nessa etapa sensibilizar a equipe escolar, pais e responsáveis e até mesmo os alunos da necessidade de criação, dos benefícios e da participação de todos na APM. Para isso, será necessário reunir, sistematizar e repassar todas as informações possíveis, explicando quais são as finalidades, objetivos e etapas da criação da Associação. Você precisará criar estratégias e formas de divulgação, de maneira que essas informações cheguem ao máximo possível de potenciais interessados. Serão necessárias, no mínimo, 12 pessoas para instituir uma APM (4 para a diretoria, 3 para o conselho fiscal e 5 para o conselho deliberativo). 

Para te ajudar a mostrar horizontes de possibilidades de uma APM, busque por boas práticas e estudos de caso que narrem sobre experiências vivenciadas por Associações que já existem. Busque por experiências criadas em contextos semelhantes aos da sua escola. Indicamos aqui alguns materiais que apresentam algumas boas práticas que podem inspirar ações possíveis motivadas e executadas por Associações de Pais e Mestres: 

 Publicação Boas Práticas – Organização da Sociedade Civil, Prêmio Sesi ODS: 

https://portalods.com.br/wp-content/uploads/2021/12/Boas-Praticas-ODS_OSC.pdf 

Elaboração do Estatuto e Ata da Assembleia Geral 

Reunido um primeiro time de pessoas interessadas, o próximo passo é criar o texto do estatuto e da Ata da Assembleia Geral. Ambos serão aprovados na Assembleia Geral, que é a etapa seguinte, portanto eles precisarão estar prontos para o dia da reunião.  

O Estatuto é o texto que definirá todas as formas de funcionamento, os prazos, as reuniões e as atribuições da APM e dos seus membros. Como é um documento de caráter jurídico, precisa seguir um padrão, portanto é importante encontrar modelos de Estatutos para que ele seja adequado à norma. Sugerimos aqui esse modelo, que poderá ser adaptado ao contexto, necessidades e objetivos da sua escola:  https://www.educacao.assis.sp.gov.br/uploads/divulgacao/1176130052019154749.pdf  

Sugere-se também que, antes da realização da Assembleia Geral, sejam mobilizados pequenos grupos de estudo da primeira versão do Estatuto, para que a comunidade escolar, pais e responsáveis tenham contato prévio com o texto e possam apresentar dúvidas. Isso é importante porque, geralmente, o Estatuto por padrão possui palavras que podem ser de difícil entendimento para algumas pessoas que podem se sentir constrangidas em perguntar ou apresentar dúvidas durante a Assembleia. 

Já a Ata da Assembleia Geral é o registro da definição da organização administrativa da APM, conforme votação realizada no encontro. Ela deverá também já estar preparada para a data da reunião, de forma que os espaços em branco referentes aos nomes das pessoas sejam preenchidos durante a Assembleia. Semelhante ao estatuto, ela é um documento de valor jurídico e deve seguir um padrão. Um modelo de Ata pode ser encontrado no Anexo III do seguinte documento: https://www.fnde.gov.br/index.php/centrais-de-conteudos/publicacoes/category/191-consultas?download=10427:procedimentos-uex-manual-de-orientacao (Observação: onde há o termo “Unidade Executora Própria”, deverá ser substituído pelo nome da Associação de Pais e Mestres da sua escola).  

Recomenda-se que a quantidade de pessoas envolvidas na representação legal não seja muito grande, pois esse grupo precisa ser bem coeso, com uma capacidade de se articular. A participação de grupos maiores de pessoas pode ser garantida com a criação de grupos de trabalho e prevendo o funcionamento amplo dos conselhos consultivos, dos quais diversas pessoas podem participar dos diálogos e construções, sem responder juridicamente pela APM. 

Convocação da Assembleia Geral 

Com os textos preparados e com a comunidade escolar, pais e responsáveis previamente contextualizados, chega o momento de convocar a Assembleia Geral de Fundação. Nesse encontro precisam estar presentes todos os membros da APM e o maior número possível de professores, funcionários, pais, alunos e demais membros da comunidade escolar interessados em participar das decisões escolares.  

Por ser um encontro de fundamental importância, vale investir bastante na divulgação e na sensibilização da participação de todos na Assembleia. Além disso, a convocação da Assembleia é também um documento que precisará constar nos registros da Fundação da APM, portanto deve-se afixa-lo na escola, em local de fácil acesso e visibilidade. No Anexo I do seguinte documento é possível encontrar um modelo de convocação: https://www.fnde.gov.br/index.php/centrais-de-conteudos/publicacoes/category/191-consultas?download=10427:procedimentos-uex-manual-de-orientacao 

Durante a reunião deverá ser realizada a eleição dos representantes dos órgãos administrativos da APM (diretoria, conselho fiscal e conselho deliberativo), a aprovação do texto do Estatuto e o preenchimento da Ata da Assembleia Geral. É também importante colher uma lista de presença dos participantes. 

Registro da APM 

São dois os registros necessários para a formalização da APM: o registro em cartório e o registro do CNPJ. Para o registro em cartório será necessário: 

• Dois exemplares do estatuto, com todas as folhas rubricadas e assinadas no final pelo presidente, com firma reconhecida, que deverão conter o visto de um advogado com o respectivo número de inscrição na Ordem dos Advogados (OAB); 
• Dois exemplares da ata de fundação, assinadas por todos os representantes legais. 

Já o registro do CNPJ também precisa ser feito primeiro em cartório (Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas da sua cidade) e depois é necessário realizar um cadastro no site da Receita Federal. É importante lembrar que esse cadastro exige a DBE (Documento Básico de Entrada no CNPJ), que só pode ser gerada por um contador. Sugerimos seguir o passo a passo indicado por esse documento do Sebrae: https://www.sebrae.com.br/Sebrae/Portal%20Sebrae/UFs/PE/Anexos/ROTEIRO%20ASSOCIAÇÃO.pdf  

Operação 

Após todo o registro e formalização da APM é importante criar as rotinas de funcionamento, com um calendário de reuniões e também ferramentas que ajudarão na operacionalização e prestação de contas da APM. Listamos a seguir encontros que podem fazer parte do calendário de ações e ferramentas importantes para a APM: 

Encontros: 

• Assembleia Geral Ordinária: essa reunião deverá cumprir os prazos estabelecidos no Estatuto e devem ser utilizadas para deliberar sobre as eleições dos representantes legais, apresentar relatórios e prestações de contas. Nessas assembleias também podem ser criados novos cargos representativos, caso o estatuto permita. 

• Assembleia Geral Extraordinária: é uma reunião que pode ser convocada em situações inesperadas, situações não previstas no estatuto como: alteração do nome da escola, alteração do estatuto, substituição de representantes legais da APM. 

• Grupos de trabalho (GTs): podem ser formados eventualmente e possuir um calendário de encontros para deliberar sobre assuntos de interesse da APM ou para pensar propostas de forma coletiva, democrática e participativa. 

Ferramentas: 

• Abertura de conta no banco: a APM pode ter uma conta em banco para administrar os recursos que poderá vir a receber. Essa conta pode ser aberta em bancos tradicionais, mas também em bancos digitais. Aqui na Plataforma Integrar sugerimos algumas vantagens de uma abertura de conta digital: https://integrarkinross.com.br/faca-voce-mesmao/bancos-digitais-como-sua-associacao-pode-se-beneficiar-do-seu-uso/ 

• Livro Ata: a APM precisa possuir um livro ata, onde todas as reuniões e assembleias precisam ser registradas de forma compreensível, sem rasuras, sem espaços em branco e com os números escritos por extenso. O Secretário da diretoria deverá ser o responsável por redigi-lo em todas as reuniões. Ele precisará ser assinado por todos os presentes em cada encontro. 

• Livro Caixa: semelhante ao livro Ata, o livro caixa deve ser utilizado como registro de entradas (receitas) e saídas (despesas) de recursos financeiros. Não deve conter rasuras e o Tesoureiro que será responsável pelo seu preenchimento. 

• Relatório Anual: ao final do ano, é importante que a APM sistematize em um documento todas as ações, reuniões, decisões e gastos realizados. O relatório é uma ferramenta fundamental de transparência e de apresentação das ações da APM. Ele deverá ficar disponível para acesso público e apresentado em assembleia geral. 

• Arquivos e backups: organização é fundamental para a APM, portanto deve-se garantir um espaço para arquivo de documentos originais, notas fiscais, recibos e correspondências para que todos saibam localizá-los com facilidade. Esses papéis também devem ser digitalizados e guardados em diferentes backups para que sejam consultados, caso necessário, sem a necessidade de acessar os originais com muita frequência, evitando que se percam ou que sejam corrompidos.